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¿ Conoces las especificaciones para las cajas de archivo ?

 

archivo fabricartonImagen tomada de google.com/estanteriametalica.com

Las cajas de archivo tienen la función de almacenar elementos como carpetas, legajos o libros. Su principal objetivo es proteger la documentación del polvo, goteras y de los cambios de temperatura relativamente bruscos, ya que están en contacto directo con el medio ambiente. Por otro lado, facilitan la manipulación y organización, debido a que se ubican sobre estantes y al ir debidamente identificadas, permiten una consulta más ágil.

 

Las cajas de archivo deben tener un diseño totalmente funcional, de acuerdo con las condiciones del lugar de almacenamiento, que permita la circulación del aire o totalmente herméticas. Existen tamaños y diseños preestablecidos que concuerdan con el formato y las dimensiones de los documentos a almacenar. Generalmente se plantean diseños de cajas para ser utilizados según las etapas del ciclo vital de los documentos:

• Cajas para archivo central: Referencia X200 Y Referencia AGN: Por su sistema de apertura frontal, tipo nevera, permite que se puedan manipular y consultar los documentos en la estantería donde se encuentran almacenados.
• Cajas para archivo Histórico: Referencia X300: Por su sistema de apertura superior se utiliza para el almacenamiento de documentos en su fase histórica, por lo tanto se usan en documentación que no tiene manipulación frecuente.

cajas archivo

Imagen tomada de google.com/cajasparaarchivo.com

Es muy importante identificar las cajas en un lugar visible para facilitar su ubicación; para ello se puede imprimir sobre una de las tapas externas o colocar un rótulo con los datos básicos de identificación: (Caja No., Dependencia, Serie, No. De carpetas y fecha).

El material de las cajas debe tener unas características óptimas que garantice la adecuada conservación de los documentos. Este material debe ser resistente al uso, a la manipulación y al deterioro. Adicionalmente, debe tener características de permanencia, es decir capacidad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas a través del tiempo.

Esperamos que esta información te haya sido de gran ayuda!.

Fuente: www.grupodeconservacionyrestauraciondelarchivogeneraldelanacion/sena/.com.co

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